Unterlagen als Privatperson aufheben und sicher entsorgen

Dauerhaft aufheben

Manche Dokumente brauchen Sie unter Umständen Ihr Leben lang, und eine Neuausstellung ist mühsam oder nicht mehr möglich. Dazu gehören:

• Personenstandsurkunden wie Geburts- und Heiratsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis
• Schul-, Studien- und Ausbildungszeugnisse, Dienstzeugnisse
• Unterlagen zu Versicherungs- und Beschäftigungszeiten, die für die Pension relevant sein können
• Kaufverträge und Unterlagen zu Grundstücken und Wohnungseigentum
• Testamente, Verlassenschafts- und Schenkungsunterlagen

Unterlagen für das Finanzamt

Die Arbeitnehmerveranlagung kann nach § 41 Abs. 2 EStG 1988 innerhalb von fünf Jahren beantragt werden. Belege für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen müssen Sie dem Antrag nicht beilegen, das Finanzamt kann sie aber anfordern. Heben Sie sie daher mindestens so lange auf, wie der Bescheid noch geändert oder überprüft werden kann. Wer auf Nummer sicher gehen will, hält sich an die sieben Jahre, die auch für Unternehmen gelten.

Wenn Sie selbst unternehmerisch tätig sind, etwa mit einer Vermietung oder einem Nebengewerbe, gelten für diese Einkünfte die Aufbewahrungspflichten der Bundesabgabenordnung.

Befristet aufheben

• Rechnungen und Kaufbelege für Geräte und größere Anschaffungen: mindestens bis die Gewährleistung abgelaufen ist, bei beweglichen Sachen zwei Jahre ab Übergabe (§ 933 ABGB). Läuft eine längere Herstellergarantie, entsprechend länger.
• Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Fotos der Wohnung: bis das Mietverhältnis beendet und die Kaution abgerechnet ist.
• Versicherungspolizzen: solange der Vertrag läuft und danach, bis keine Ansprüche mehr offen sind.
• Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen: zumindest, bis die Arbeitnehmerveranlagung des Jahres erledigt ist. Viele bewahren sie länger auf, um Beschäftigungszeiten belegen zu können.
• Handwerkerrechnungen: für Gewährleistung und gegebenenfalls Steuer.

Das sind Orientierungswerte, keine verbindlichen Fristen. Im Einzelfall, etwa bei einem laufenden Rechtsstreit oder einer Erbschaft, kann es sinnvoll sein, Unterlagen länger zu behalten.

Was weg kann: sicher entsorgen statt wegwerfen

Kontoauszüge, alte Rechnungen, Arztbriefe oder Gehaltszettel enthalten genau die Daten, mit denen sich Identitätsmissbrauch betreiben lässt: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontonummer, Unterschrift. In der Altpapiertonne sind sie für jeden lesbar, der hineingreift.

• Kleine Mengen: ein Aktenvernichter für zu Hause, möglichst mit Partikelschnitt statt Streifenschnitt. Lange Streifen lassen sich mit etwas Geduld wieder zusammensetzen.
• Größere Mengen, etwa nach einem Umzug oder bei einer Haushaltsauflösung: Hier ist ein Heimgerät schnell überfordert, weil es nur wenige Blätter auf einmal schafft und regelmäßig abkühlen muss. Ein Vernichtungsdienst übernimmt das in einem Durchgang.
• Nicht nur ins Altpapier reißen: Von Hand zerrissene Blätter lassen sich leicht wieder zusammenlegen.

Bevor Sie einen Stapel entsorgen, lohnt ein kurzer Blick hinein. Zwischen alten Kontoauszügen steckt manchmal ein Dokument, das Sie noch brauchen, etwa ein Versicherungsnachweis oder eine Bestätigung über Beschäftigungszeiten. Heftklammern und Büroklammern müssen für die meisten Heimgeräte entfernt werden, Kunststoffhüllen und Ordnerrücken gehören nicht hinein.

Alte Handys, Laptops und Festplatten

Bevor Sie ein Smartphone verkaufen oder abgeben, melden Sie sich von allen Konten ab und setzen Sie es auf Werkseinstellungen zurück. Aktuelle Smartphones sind in der Regel verschlüsselt, das Zurücksetzen macht die alten Daten damit unlesbar. Bei alten Laptops und externen Festplatten reicht das Löschen von Dateien nicht aus. Wenn das Gerät nicht weiterverwendet wird, ist die physische Vernichtung des Datenträgers der sicherste Weg.

Ein einfaches System

Am einfachsten ist ein Ordner pro Jahr für alles, was mit Steuer, Lohn und Rechnungen zu tun hat, und ein eigener Ordner für Dokumente, die dauerhaft bleiben. Einmal im Jahr, etwa nach der Arbeitnehmerveranlagung, nehmen Sie den ältesten Jahrgang heraus und entsorgen ihn sicher. So wächst der Stapel nicht ins Unendliche.

Diese Hinweise sind allgemeine Empfehlungen und keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu Ihrer persönlichen Situation helfen Arbeiterkammer, Steuerberatung oder Rechtsanwalt weiter.