Akten vernichten lassen: Ablauf, Verpackung und Kosten
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Ein paar Blätter schafft jeder Bürohäcksler. Bei ganzen Ordnern wird es mühsam: Bügel und Klammern müssen raus, das Gerät braucht Pausen, und am Ende steht trotzdem ein Sack voller Streifen im Büro. Hier steht, wie das Vernichtenlassen abläuft, wie Sie die Kartons packen und womit Sie bei den Kosten rechnen müssen.
Wann sich ein Vernichtungsdienst lohnt
Sobald mehr als ein paar Ordner anfallen, etwa beim jährlichen Aussortieren abgelaufener Jahrgänge, bei einer Übersiedlung oder einer Haushaltsauflösung. Ein Dienstleister nimmt die Ordner im Ganzen. Sie müssen nichts ausheften und haben am Ende einen schriftlichen Nachweis, dass die Unterlagen vernichtet sind.
Der Ablauf Schritt für Schritt
So läuft es bei aktenservice.at ab:
- Menge schätzen: Zählen Sie die Ordner. Abgerechnet wird je Ordner, die Zahl der Kartons ergibt sich daraus.
- Weg wählen: Versand per GLS aus ganz Österreich, Selbstanlieferung in Wien (Obere Donaustraße 6, 1020 Wien, Mo – Fr · 10:00 – 15:00, nur nach Terminvereinbarung) oder Abholung in Wien und den Gemeinden rund um Wien.
- Packen und übergeben: Beim Versand bekommen Sie je Karton ein GLS-Etikett per E-Mail und geben die Kartons bei GLS ab.
- Vernichtung: Wir vernichten die Unterlagen mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb, in der Regel innerhalb von 10 Werktagen nach Eingang.
- Nachweis: Danach bekommen Sie den Vernichtungsnachweis als PDF per E-Mail.
Akten richtig packen
- Stabile Kartons verwenden und gut zukleben. Ein Karton darf höchstens 30 kg wiegen, wir rechnen mit 10 Ordnern je Karton.
- Ordner dürfen samt Metallbügel in den Karton. Ausheften ist nicht nötig.
- Festplatten, SSDs und USB-Sticks können in denselben Karton. Geben Sie die Stückzahl bei der Bestellung an.
- Vorher kurz prüfen, ob noch Unterlagen dabei sind, die aufbewahrt werden müssen oder die Sie noch brauchen.
- Gepackte Kartons bis zur Übergabe verschlossen und nicht frei zugänglich aufbewahren.
Was es kostet
Wir rechnen je Ordner: € 5,88 inklusive 20 % USt. (€ 4,90 netto), bei jedem Weg gleich. Beim Versand kommt je Karton ein GLS-Etikett um € 15,00 dazu, bei der Abholung eine Anfahrtspauschale von € 49,00 in Wien bzw. € 69,00 in Wien-Umgebung. Selbst vorbeigebracht fällt kein Aufschlag an. Datenträger kosten € 9,90 je Stück, der Mindestbestellwert liegt bei € 19,90.
| Menge | Versand per GLS | Selbstanlieferung | Abholung Wien |
|---|---|---|---|
| 10 Ordner | € 73,80 | € 58,80 | € 107,80 |
| 30 Ordner | € 221,40 | € 176,40 | € 225,40 |
| 60 Ordner | € 442,80 | € 352,80 | € 401,80 |
Ihre genaue Menge rechnet der Preisrechner auf der Seite Preise.
Den Nachweis ablegen
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Einhaltung der Grundsätze der DSGVO nachweisen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Legen Sie den Vernichtungsnachweis deshalb zu Ihren Unterlagen und notieren Sie dazu, welche Jahrgänge oder Akten damit erledigt sind.
Worauf Sie bei einem Anbieter achten sollten
- Wer vernichtet tatsächlich: der Anbieter selbst oder ein weiterer Betrieb?
- Wie kommen die Unterlagen hin, und wer hat sie bis zur Vernichtung in der Hand?
- Gibt es einen schriftlichen Nachweis, und was steht darin?
- Sind die Preise je Einheit klar, inklusive Versand oder Anfahrt?
- Für Unternehmen: Wie ist die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt?