Aktenvernichtung für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen sammeln mehr personenbezogene Daten, als man denkt: Einkommensnachweise und Ausweiskopien von Mietinteressenten, Mieterkorrespondenz, Abrechnungen, Protokolle von Eigentümerversammlungen. Vieles davon wird irgendwann nicht mehr gebraucht.
Was typischerweise anfällt
- Unterlagen von Mietinteressenten, die nicht zum Zug gekommen sind
- Mieterakten nach Ende des Mietverhältnisses
- Einkommensnachweise und Ausweiskopien
- Betriebskostenabrechnungen und Belege
- Korrespondenz mit Mietern und Eigentümern
- Unterlagen von Objekten, die nicht mehr verwaltet werden
Schutzbedarf
Mieterakten mit Einkommensnachweisen und Ausweiskopien haben hohen Schutzbedarf.
Wir vernichten Ordner samt Metallbügel und Datenträger mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb. Fragen zu Ihrem Bestand? Sprechen Sie uns an.
Was rechtlich dazugehört
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Nur so lange wie nötig
Unterlagen von Mietinteressenten, die die Wohnung nicht bekommen haben, werden in der Regel nicht mehr gebraucht und sollten nicht im Archiv bleiben.
§ 132 BAO
Buchhaltung und Belege
Steuerlich relevante Bücher und Belege sind 7 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, Unterlagen zu Grundstücken 22 Jahre.
Art. 32 DSGVO
Sicherheit der Verarbeitung
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sie angemessen schützen. Dazu gehört eine Vernichtung, die sich belegen lässt.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Welche Fristen für einzelne Unterlagen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
So lässt sich das organisieren
Laufend im Büro sammeln
Ein verschlossener Karton im Büro nimmt laufend Unterlagen auf, etwa nach jeder Wohnungsvergabe. Ist er voll, geht er per GLS an uns. Regelmäßige Abholungen in Wien vereinbaren wir auf Anfrage.
Abgabe eines Objekts
Wechselt ein Haus die Verwaltung, klären Sie, welche Unterlagen übergeben werden. Was übrig bleibt und nicht mehr aufbewahrt werden muss, schicken Sie uns in Kartons, in Wien holen wir es auch ab.
Versand, Selbstanlieferung und Abholung im Detail: So funktioniert's. Preise und Wege je Bundesland: Aktenvernichtung nach Bundesland.
Häufige Fragen
Was mache ich mit Unterlagen von Mietinteressenten?
Wenn jemand die Wohnung nicht bekommt, werden Einkommensnachweise und Ausweiskopien meist nicht mehr gebraucht. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO sollten sie dann vernichtet werden.
Können wir Unterlagen laufend sammeln?
Ja. Sammeln Sie die Unterlagen in einem verschlossenen Karton und schicken Sie ihn per GLS, sobald er voll ist. Für regelmäßige Abholungen in Wien oder einen Rahmenvertrag machen wir ein Angebot nach Anfrage.
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Bereit für die nächste Aktenbereinigung?
Nennen Sie uns Menge und den passenden Weg. Bei Versand erhalten Sie das GLS-Etikett per E-Mail.