Aktenvernichtung für Personalabteilungen
In der Personalabteilung liegen Gehälter, Krankenstände, Sozialversicherungsnummern und Bewerbungen. Für jede dieser Unterlagen gelten andere Fristen, aber am Ende müssen alle sicher vernichtet werden.
Was typischerweise anfällt
- Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber
- Personalakten ausgeschiedener Mitarbeitender
- Lohnkonten, Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen
- Krankenstandsbestätigungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Kopien von Ausweisen und Zeugnissen
Schutzbedarf
Personalakten mit Gesundheits- und Gehaltsdaten haben sehr hohen Schutzbedarf.
Wir vernichten Ordner samt Metallbügel und Datenträger mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb. Fragen zu Ihrem Bestand? Sprechen Sie uns an.
Was rechtlich dazugehört
§ 132 BAO
Lohnunterlagen
Lohnkonten und die zugehörigen Belege sind 7 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufzubewahren.
§ 15 GlBG
Bewerbungen
Ansprüche wegen Diskriminierung bei der Bewerbung sind binnen sechs Monaten geltend zu machen. Viele Unternehmen bewahren abgelehnte Bewerbungen deshalb etwa sechs bis sieben Monate auf und vernichten sie dann.
Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten
Krankenstandsbestätigungen enthalten Gesundheitsdaten und gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Welche Fristen für einzelne Unterlagen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
So lässt sich das organisieren
Bewerbungen laufend
Abgelehnte Bewerbungen fallen das ganze Jahr an. Sammeln Sie sie in einem verschlossenen Karton und schicken Sie ihn per GLS, wenn er voll ist.
Jahrgänge aussondern
Lohnunterlagen und Personalakten, deren Frist abgelaufen ist, einmal im Jahr gesammelt vernichten lassen.
Mit Nachweis
Der Vernichtungsnachweis hält fest, wann welche Menge vernichtet wurde. Das hilft bei Auskunfts- oder Löschanfragen.
Versand, Selbstanlieferung und Abholung im Detail: So funktioniert's. Preise und Wege je Bundesland: Aktenvernichtung nach Bundesland.
Häufige Fragen
Wie lange darf ich abgelehnte Bewerbungen aufbewahren?
Solange ein Anspruch nach dem Gleichbehandlungsgesetz möglich ist. Dafür gilt nach § 15 GlBG eine Frist von sechs Monaten. Danach sollten die Unterlagen vernichtet werden.
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Bereit für die nächste Aktenbereinigung?
Nennen Sie uns Menge und den passenden Weg. Bei Versand erhalten Sie das GLS-Etikett per E-Mail.