Aktenvernichtung für Steuerberatung und Buchhaltung
In einer Steuerberatungskanzlei laufen die Belege vieler Mandanten zusammen, dazu Lohnunterlagen, Steuerbescheide und Jahresabschlüsse. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss das alles nachvollziehbar und sicher weg.
Was typischerweise anfällt
- Buchhaltungsbelege und Kontoauszüge
- Lohnkonten und Lohnzettel
- Steuererklärungen und Bescheide
- Jahresabschlüsse und Saldenlisten
- Kopien von Ausweisen und Verträgen der Mandanten
- Interne Arbeitspapiere und Ausdrucke
Schutzbedarf
Belege und Lohnunterlagen enthalten Einkommensdaten, Kontonummern und Sozialversicherungsnummern. Damit haben sie hohen Schutzbedarf.
Wir vernichten Ordner samt Metallbügel und Datenträger mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb. Fragen zu Ihrem Bestand? Sprechen Sie uns an.
Was rechtlich dazugehört
§ 132 BAO
Aufbewahrungsfrist
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind 7 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Für Unterlagen zu Grundstücken gelten 22 Jahre.
§ 132 BAO
Länger bei offenen Verfahren
Unterlagen, die für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind, müssen auch über die Frist hinaus aufbewahrt werden.
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Datenminimierung
Ist die Frist abgelaufen und werden die Daten nicht mehr gebraucht, sind sie zu löschen. Bei Papier heißt das: vernichten.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Welche Fristen für einzelne Unterlagen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
So lässt sich das organisieren
Zum Jahreswechsel aussondern
Mit Beginn eines neuen Kalenderjahres läuft für einen weiteren Jahrgang die 7-Jahres-Frist ab. Das ist ein guter Zeitpunkt, die Jahrgänge gesammelt zu vernichten.
Große Mengen
In Wien holen wir Archivbestände mehrerer Mandanten in einem Termin ab, aus den anderen Bundesländern kommen sie per GLS, ein Etikett je Karton. Ordner müssen nicht ausgeräumt werden.
Rückgabe statt Vernichtung prüfen
Originalbelege gehören meist dem Mandanten. Klären Sie vorab, was zurückgegeben und was vernichtet wird.
Versand, Selbstanlieferung und Abholung im Detail: So funktioniert's. Preise und Wege je Bundesland: Aktenvernichtung nach Bundesland.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
Nach § 132 BAO 7 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, Unterlagen zu Grundstücken 22 Jahre. Sind sie für ein laufendes Abgabenverfahren wichtig, auch länger.
Zum Weiterlesen
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Bereit für die nächste Aktenbereinigung?
Nennen Sie uns Menge und den passenden Weg. Bei Versand erhalten Sie das GLS-Etikett per E-Mail.