Aktenvernichtung für Rechtsanwaltskanzleien
Handakten enthalten alles, was unter die anwaltliche Verschwiegenheit fällt: Schriftverkehr, Vollmachten, Notizen, Kopien von Urkunden. Nach Ablauf der Frist gehören sie nicht ins Altpapier, sondern in eine dokumentierte Vernichtung.
Was typischerweise anfällt
- Handakten abgeschlossener Mandate
- Korrespondenz mit Mandanten und Gegenseite
- Kopien von Urkunden, Verträgen und Ausweisen
- Vollmachten und Aktennotizen
- Entwürfe und Fehldrucke von Schriftsätzen
- Buchhaltungsunterlagen der Kanzlei nach Fristablauf
Schutzbedarf
Unterlagen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, haben sehr hohen Schutzbedarf.
Wir vernichten Ordner samt Metallbügel und Datenträger mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb. Fragen zu Ihrem Bestand? Sprechen Sie uns an.
Was rechtlich dazugehört
§ 12 RAO
Aufbewahrung der Handakten
Handakten sind 5 Jahre nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren.
§ 9 RAO
Verschwiegenheit
Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht mit dem Mandat. Was in den Akten steht, darf auch bei der Entsorgung nicht in fremde Hände kommen.
§ 132 BAO
Kanzleibuchhaltung
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind 7 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Welche Fristen für einzelne Unterlagen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
So lässt sich das organisieren
Jährliche Aktenbereinigung
Akten, deren Frist abgelaufen ist, einmal im Jahr aussondern und gesammelt in Kartons einsenden, in Wien auch abholen lassen. Der Vernichtungsnachweis dokumentiert, wann welche Menge vernichtet wurde.
Laufender Anfall
Für Entwürfe, Kopien und Fehldrucke reicht ein verschlossener Karton, der bei Bedarf per GLS zu uns geht. Laufende Abholungen in Wien auf Anfrage.
Kleine Kanzlei, kleine Mengen
Abgerechnet wird je Ordner, wir rechnen mit 10 Ordnern je Karton. Den Karton schicken Sie per GLS oder bringen ihn in Wien selbst vorbei.
Versand, Selbstanlieferung und Abholung im Detail: So funktioniert's. Preise und Wege je Bundesland: Aktenvernichtung nach Bundesland.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Rechtsanwalt Handakten aufbewahren?
Nach § 12 RAO 5 Jahre nach Beendigung des Auftrags. Danach können sie vernichtet werden, sofern sie nicht aus einem anderen Grund länger gebraucht werden.
Muss ich Ordner vor der Vernichtung ausräumen?
Nein. Ordner werden komplett mit Mechanik, Klarsichthüllen und Klammern verarbeitet.
Bekomme ich einen Nachweis für meine Unterlagen?
Ja. Den Vernichtungsnachweis bekommen Sie nach der Vernichtung per E-Mail. Er dokumentiert den Auftrag.
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Bereit für die nächste Aktenbereinigung?
Nennen Sie uns Menge und den passenden Weg. Bei Versand erhalten Sie das GLS-Etikett per E-Mail.