Aktenvernichtung für Arztpraxen
In einer Ordination fällt fast nur Papier mit Gesundheitsdaten an. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss es so vernichtet werden, dass niemand mehr etwas rekonstruieren kann, und Sie sollten das belegen können.
Was typischerweise anfällt
- Karteikarten und Patientenakten
- Befunde, Laborberichte, Arztbriefe
- Überweisungen und Zuweisungen
- Einverständniserklärungen und Anamnesebögen
- Abrechnungsunterlagen mit Patientenbezug
- Ausdrucke, Fehldrucke und Notizzettel aus der Ordination
Schutzbedarf
Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und haben sehr hohen Schutzbedarf.
Wir vernichten Ordner samt Metallbügel und Datenträger mit unserer eigenen Maschine im eigenen Betrieb. Fragen zu Ihrem Bestand? Sprechen Sie uns an.
Was rechtlich dazugehört
§ 51 ÄrzteG 1998
Aufbewahrung
Die ärztliche Dokumentation ist mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Erst danach dürfen die Unterlagen vernichtet werden.
Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und brauchen ein entsprechend hohes Schutzniveau, auch bei der Vernichtung.
§ 54 ÄrzteG 1998
Verschwiegenheit
Die ärztliche Verschwiegenheitspflicht gilt auch für Papier, das im Altpapier oder im Müll landet.
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Löschen, wenn nicht mehr nötig
Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist. Ist die Frist abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund, sind sie zu löschen.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Welche Fristen für einzelne Unterlagen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Kammer oder Rechtsberatung.
So lässt sich das organisieren
Laufend: im Karton sammeln
Fehldrucke, Zettel und Kopien sammeln sich jede Woche. Ein verschlossener Karton in der Ordination nimmt sie auf und geht per GLS zu uns, wenn er voll ist. Regelmäßige Abholungen in Wien vereinbaren wir auf Anfrage.
Einmal im Jahr: abgelaufene Akten
Sobald ein Jahrgang die 10 Jahre erreicht hat, wird er ausgesondert und in Kartons per GLS geschickt, in Wien auch abgeholt. Ordner dürfen samt Mechanik in den Karton.
Praxisübergabe oder Schließung
Bei einer Übergabe oder Auflösung fallen oft große Mengen auf einmal an. Klären Sie vorher, welche Akten der Nachfolger übernimmt und welche noch aufbewahrt werden müssen.
Versand, Selbstanlieferung und Abholung im Detail: So funktioniert's. Preise und Wege je Bundesland: Aktenvernichtung nach Bundesland.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Arztpraxis Patientenakten aufbewahren?
Nach § 51 ÄrzteG 1998 mindestens 10 Jahre. Danach können die Unterlagen vernichtet werden, sofern kein anderer Grund für eine längere Aufbewahrung besteht.
Können auch Festplatten aus Praxis-PCs vernichtet werden?
Ja. Festplatten, SSDs und USB-Sticks vernichten wir physisch mit unserer eigenen Maschine, zum Stückpreis. Den Nachweis bekommen Sie als PDF per E-Mail.
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Bereit für die nächste Aktenbereinigung?
Nennen Sie uns Menge und den passenden Weg. Bei Versand erhalten Sie das GLS-Etikett per E-Mail.