Aufbewahrungsfristen für Unternehmen in Österreich

Die Grundregel: sieben Jahre nach § 132 BAO

Nach § 132 Abs. 1 BAO sind Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren. Gemeint sind alle Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, also etwa Buchhaltung, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenaufzeichnungen, Bankbelege, Lohnkonten und Inventurlisten.

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des einzelnen Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Für Bücher und Aufzeichnungen ist das Jahr maßgeblich, für das die Eintragungen vorgenommen wurden, für Belege und sonstige Unterlagen das Jahr, auf das sie sich beziehen. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Ein Beispiel: Eine Rechnung aus dem Geschäftsjahr 2018 (Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr) ist bis Ende 2025 aufzubewahren. Ab 2026 darf sie grundsätzlich vernichtet werden.

Über die sieben Jahre hinaus sind Unterlagen so lange aufzuheben, als sie für die Abgabenerhebung in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind. Läuft also eine Betriebsprüfung, ein Rechtsmittelverfahren oder ein Finanzstrafverfahren, dürfen die betroffenen Jahrgänge nicht vernichtet werden, auch wenn die sieben Jahre schon vorbei sind.

Unternehmensrecht: § 212 UGB

Für rechnungslegungspflichtige Unternehmer schreibt § 212 UGB ebenfalls sieben Jahre vor. Erfasst sind Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse samt Lageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesandten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Auch hier verlängert sich die Frist, solange die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind.

In der Praxis laufen BAO und UGB weitgehend parallel. Wer die steuerliche Frist einhält, deckt meist auch die unternehmensrechtliche ab.

Längere Fristen und Sonderfälle

Einige Unterlagen müssen deutlich länger aufbewahrt werden. Der wichtigste Fall betrifft Grundstücke:

• Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG 1994 sind nach § 18 Abs. 10 UStG 1994 22 Jahre aufzubewahren. Hintergrund ist der lange Zeitraum, in dem ein Vorsteuerabzug bei Grundstücken noch berichtigt werden kann.
• Unterlagen, die in einem laufenden Abgaben-, Gerichts- oder Behördenverfahren gebraucht werden, bleiben bis zu dessen Abschluss aufzubewahren.
• Für einzelne Branchen gibt es eigene Vorschriften, etwa im Gesundheitsbereich oder im Bankwesen. Diese gehen den allgemeinen Fristen vor und sollten im Einzelfall geprüft werden.

Außerhalb der gesetzlichen Pflichten kann es gute Gründe geben, einzelne Dokumente länger zu behalten, etwa Verträge, solange daraus noch Ansprüche geltend gemacht werden können. Welche Verjährungsfristen dabei relevant sind, hängt vom Anspruch ab. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsvertretung.

Papier oder digital?

§ 132 Abs. 2 BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Viele Unternehmen scannen ihre Belege deshalb und vernichten danach die Papieroriginale.

Bevor Sie das tun, sollte das Verfahren sauber festgelegt sein: wer scannt, wie die Vollständigkeit geprüft wird, wo die Dateien liegen und wie sie gesichert sind. Ob für bestimmte Dokumente trotzdem das Original nötig ist, etwa bei Verträgen mit Beweisfunktion, sollte vorab geklärt werden.

Nach Ablauf der Frist: dürfen oder müssen?

Steuer- und Unternehmensrecht legen nur fest, wie lange Unterlagen mindestens aufzuheben sind. Enthalten die Unterlagen personenbezogene Daten, kommt die DSGVO ins Spiel. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen solche Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Fällt der Zweck weg und besteht keine Aufbewahrungspflicht mehr, sind die Daten zu löschen. Für Papierakten bedeutet das: vernichten.

Aus dem „Darf weg“ wird damit bei Kundendaten, Personalunterlagen oder Korrespondenz mit Privatpersonen häufig ein „Muss weg“. Wer abgelaufene Jahrgänge ohne Grund weiter im Keller lagert, trägt ein Risiko, falls die Unterlagen verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

So gehen Sie praktisch vor

• Archiv nach Jahrgängen ordnen und jeden Ordner mit dem Jahr beschriften, auf das er sich bezieht.
• Einmal im Jahr, etwa nach dem Jahresabschluss, die Jahrgänge aussortieren, deren Frist abgelaufen ist.
• Vorher prüfen, ob ein Verfahren läuft oder Grundstücksunterlagen dabei sind.
• Aussortierte Unterlagen sicher vernichten, nicht in die Altpapiertonne geben.
• Die Vernichtung dokumentieren: welche Jahrgänge, wann, auf welche Weise.

Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten, insbesondere bei branchenspezifischen Fristen, lohnt eine kurze Rückfrage bei Ihrer Steuerberatung.