Archiv auflösen bei Büroübersiedlung oder Geschäftsaufgabe
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Bei einer Übersiedlung zeigt sich, wie viel Papier sich über die Jahre angesammelt hat. Alles mitzunehmen kostet Platz und Geld, alles wegzuwerfen ist keine Option. Mit etwas Vorlauf lässt sich das Archiv in wenigen Schritten auflösen.
Früh anfangen
Planen Sie das Archiv einige Wochen vor dem Umzugstermin ein. Sortieren, Packen und Vernichten brauchen Zeit, und die Vernichtung selbst dauert nach der Übergabe in der Regel bis zu 10 Werktage. Wer erst in der letzten Woche beginnt, packt am Ende doch alles ein.
Bestand erfassen
- Alle Ablageorte durchgehen: Büroschränke, Keller, Lagerräume, externe Lager.
- Ordner nach Jahrgängen sortieren und zählen. Die Zahl brauchen Sie später für Angebot und Kartons.
- Datenträger mitdenken: alte PCs, Server, externe Festplatten, USB-Sticks, Kopierer und Drucker mit Festplatte.
Nach Aufbewahrungsfristen sortieren
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach § 132 Abs. 1 BAO sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres. § 212 UGB sieht für rechnungslegungspflichtige Unternehmer ebenfalls sieben Jahre vor. Unterlagen zu Grundstücken sind nach § 18 Abs. 10 UStG 1994 22 Jahre aufzuheben, und was in einem laufenden Verfahren gebraucht wird, bleibt bis zu dessen Abschluss.
Bei einer Geschäftsaufgabe sollten Sie vorher mit Ihrer Steuerberatung klären, wer die Unterlagen bis zum Ende der Fristen verwahrt. Für einzelne Branchen gelten eigene, teils längere Fristen.
Drei Stapel: mitnehmen, digitalisieren, vernichten
- Mitnehmen: laufende Akten, Verträge, alles mit offener Frist, das Sie im Original brauchen.
- Digitalisieren: § 132 Abs. 2 BAO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist gewährleistet ist. Ob für einzelne Dokumente das Original nötig bleibt, sollte vorab geklärt sein.
- Vernichten: alle Jahrgänge, deren Frist abgelaufen ist und die nicht mehr gebraucht werden. Enthalten sie personenbezogene Daten, verlangt die DSGVO ohnehin die Löschung, sobald der Zweck weggefallen ist.
Die Vernichtung organisieren
Bei großen Mengen ist die Abholung meist der einfachste Weg. Wir holen in Wien um € 49,00 Anfahrt je Abholung ab, in den Gemeinden rund um Wien um € 69,00, dazu € 5,88 je Ordner. Aus dem übrigen Österreich kommen die Kartons per GLS (€ 15,00 Etikett je Karton), eine Abholung ist dort nur auf Anfrage möglich. Ordner können samt Metallbügel in die Kartons.
Packen Sie die Kartons, die vernichtet werden, getrennt von den Umzugskartons und beschriften Sie sie eindeutig. So landet nichts versehentlich im neuen Büro oder, schlimmer, ein laufender Akt im Vernichtungskarton.
Dokumentieren
Halten Sie fest, welche Jahrgänge und Bestände vernichtet wurden, und legen Sie den Vernichtungsnachweis dazu. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.